会議は時間を無駄にするために意図的に設計されているように感じることがあります。研究によると、いくつかの簡単なステップで会議の生産性を大幅に向上できることが示されています。Internodalは、より良い会議を計画するための研究結果を統合し、目標設定、アジェンダの作成と共有を容易にすることでこの問題に対処できる新しいMacアプリ「Agenda Minder」を開発しました。自分の時間を大切にし、他人の時間を尊重するなら、すでに目標達成の半分は達成したようなものです。Agenda Minderのようなアプリは、そうした善意を行動に移すのに役立つかもしれません。

Agenda Minderの基本はシンプルです。会議を細分化し、その中核となる要素、つまり目標と議題に集中させることです。少し計画を立てるだけで、大きな効果が得られます。Agenda Minderの左側のパネルには、会議のリストが表示されます。会議の設定は、タイトルと日付を入力するだけです。目標やメモを追加することもできます。Agenda Minderで複数の会議を設定したら、事前に設定した時系列順またはアルファベット順に並べ替えることができます。

Agenda Minder の右側のパネルは、各会議の議題専用です。会議と同様に、議題項目にはタイトル、目的、メモを設定できます。さらに、議題項目にはオーナーと期間を割り当てることで、各項目の担当者と議論時間を明確にすることができます。Agenda Minder に関して私が少し不満に感じているのは、会議や議題項目のメモはテキストが1行に制限されているため、テキストフィールドの枠を超えた場合は折り返して表示されるようにしてほしいということです。さらに、議題項目の右側にある名前フィールドは、長い名前が途中で切れてしまうような対応ができるよう、より柔軟なものにする必要があります。

Agenda Minderには、会議の情報を同僚に知らせるための共有ボタンがあります。共有方法は柔軟です。共有したい議題項目を選択し、共有ボタンをクリックすると、シンプル共有と詳細共有のオプションを選択できます。シンプル共有では、会議名、日付、目的、選択した各議題項目の名前、担当者、期間のみが共有されます。詳細共有では、会議メモが追加され、議題項目については、目的と担当者自身のメモも共有されます。

Agenda Minderの共有インターフェースとしてメールを使用するのは賢明です。メールはクロスプラットフォームで、どこにでも存在します。メールを使えば、職場の全員がMacを使っていない場合でも、Agenda Minderを使って会議を企画できます。Agenda Minderの論理的な次のステップは、iOSアプリを追加して外出先から会議を作成し、チームメンバーと共有できるようにすることです。特に、iOSはOS Xよりも企業環境で普及率が高いようです。

印刷サポートの改善も期待しています。試してみたところ、複数の議題項目を選択すると、それぞれがきれいにレイアウトされて印刷されましたが、会議の詳細は印刷されませんでした。私はあまり印刷しませんが、会議は参加者に印刷された議題を配布したいようなイベントなので、デザイン性の高い印刷物は便利だと思います。

会議には確かに助けが必要です。Agenda Minderの一番のメリットは、議題に焦点を絞り、入力、担当者の割り当て、共有が簡単に行えるという、難しい課題に取り組んでいる点です。会議やその運営に多くの時間を費やし、より効果的なツールをお探しなら、Agenda Minderをぜひお試しください。

Agenda Minder は Mac App Store で 11.99 ドルで入手できます。