私は最近、電子メールによる売り込み（新しいアプリ、ハードウェアアクセサリ、Web サービスなど）の処理方法を全面的に見直したいと考え、さらに電子メールを転送せずにチームに電子メールをブロードキャストできるソリューションを探し始めました。

問題：

• ほとんどの電子メールの売り込みは、チームメイトがアクセスできない私の個人用電子メール アドレスに送信されます。
• 開発者や PR 担当者が私の個人アドレスにメッセージを送信するのを止めることはできません。
• 私は毎日メールをチェックし、MacStories で取り上げてほしい内容を慎重に選びます。
• 以前は、すべてのメールをチームの個々のメンバーに転送し、添付ファイルを複製し、会話を追跡システムとして使用して、誰が何をカバーすることに興味を持っているかを覚えていました。
• 受信トレイが混雑し、他の人に割り当てられた売り込みを追跡するのが難しくなり、全員が不満を抱いていました。

何年も前から、ワンタップでメールをフォルダに入れて忘れてしまい、チームメンバーにブロードキャストして他のメンバーが検討できるようなシステムを思い描いていました。数週間の試行錯誤を経て、Web自動化と、ToDo管理とチームコミュニケーションに既に使っている2つのツール、TodoistとSlackを活用することにしました。

私がたどり着いた解決策は驚くほどシンプルですが、それを正しく実行し、いくつかの予期しないバグを回避するには時間がかかりました。

ステップ1：メールをTodoistのチームタスクに変換する

Todoist は毎日使っていますが、様々な機能の中でも特に共有プロジェクトの分かりやすい実装が気に入っています。どのプロジェクトにも複数のメンバーが参加でき、メンバーはタスクを管理したり、他のメンバーに割り当てたりできます。共有プロジェクトのメンバーはタスクにコメントできるため、メールでやり取りするのではなく、具体的なアクションにつながる会話が生まれます。

興味深く、他のMacStoriesライターにも見てもらいたいピッチへのやり取りを最小限に抑えるために、IFTTTを使っています。MacStoriesはGoogle Appsと連携しており（これについては後ほど詳しく説明します）、IFTTTにはTodoistとGmailの両方のチャンネルがあるので、メールを特定のプロジェクト内のタスクに変換するレシピを作成できました。このタスクはチームメンバーと共有しています。

（レシピへのリンク）

さらに、IFTTTにはラベル付きの新着メールをトリガーする機能があり、Gmailで新着メッセージにラベルが付けられるたびに実行されます。共有Todoistプロジェクトに追加したいメールを受信したら、Inbox by Googleの「Pitch」バンドルに移動できます。このバンドルはIFTTTで従来のGmailラベルに変換されます。この操作はInboxの3点ボタンをタップしてバンドルを選択するという2回のタップ操作で完了します。その後、メッセージにラベルが付けられ、アーカイブされ、受信トレイから削除されます。

この時点で、ラベル付きのメールを監視するIFTTTレシピが起動し、見つかった新しいメッセージをすべてTodoistのタスクに変換します。IFTTTのおかげで、タスクの作成方法を制御できます。メールの件名がタスクのタイトルになり、送信者の名前とアドレス、そしてメールの受信日と本文（プレーンテキスト）がタスクのメモになります。

このレシピを使えば、新しいタスクに説明的な内容を追加でき、元のメールの文脈も維持できるので、チームメイトは私にメールを転送してもらうことなく、Todoist から直接アプリの情報を読み（そしてリンクをクリック）できるようになります。しかし、共有 Todoist プロジェクトに新しいタスクが追加されたことはどのように通知されるのでしょうか？

ステップ2: 新しいタスクがSlackチャンネルに投稿されます

ここで2つ目のIFTTTレシピが起動し、タスクをSlackにブロードキャストします。私たちは日常のコミュニケーションにSlackを使っていますが、そのメリットの一つはIFTTTなどのサードパーティサービスとの優れた連携です。IFTTTのSlack連携を有効にすると、Slackチャンネル（ルーム）にあらゆるテキストを投稿できるレシピを設定できます。私は毎日「Todoistに新しいタスクができました」と書く手間を省くために、このレシピを設定しました。

（レシピへのリンク）

共有Todoistプロジェクトに未完了のタスクが追加されると、IFTTTがそれを検知し、Slackにタスクへのリンクを投稿します。Slackに作成されるメッセージは、IFTTTボットがTodoist.com上の各タスクへのリンクを投稿した、基本的なステータスアップデートです。とはいえ、これで時間節約になり、私たちのニーズには十分です。チームメイトに新しいタスクの進捗状況を逐一報告する必要がなくなり、彼らは時間のある時にSlackチャンネルを確認できるからです（あるいは、必要に応じてSlackの通知をオンにすることもできます）。

ステップ3: チームメンバーはTodoistでタスクを管理できます

Slackでタスクへのリンクをクリックすると、チームメンバーはTodoistウェブサイトのタスクパネルに移動し、メールの内容（タスクのメモ欄）をすぐに読み始め、タスクにコメントしたり、自分に割り当てたりして確認することができます。これにより、ピッチに関する会話を、私が追跡できる実行可能な項目に追加することができ、メール内に限定されることがなくなります。メールはどんな種類のプロジェクト管理にも最適なシステムではありません。

昨日、共有プロジェクトのタスクに関するTodoistのIFTTT連携で問題が発生しているというツイートをしましたが、Todoistチームによって既に修正されました。IFTTTからSlackに投稿された共有タスクは、共有Todoistプロジェクトの全メンバーが閲覧できるようになり、正気を取り戻しました。

欠点

このシステムに満足していますが、完璧ではありません。特に問題なのは、メールの添付ファイルがTodoistのネイティブ添付ファイルとして追加されず、プロジェクトメンバーはメールの本文しか見ることができないことです。また、新しいアプリを提案した開発者と連絡を取りたいメンバーにメールを転送する必要はありますが、同じメールスレッド内の全員に転送してフォローアップするよりはましです。

最後に、将来的に動作しなくなったり、外部エラーでいつ失敗するかわからないプロセスを自動化するために、2つのIFTTTレシピと4つの異なるウェブサービスに依存していることに気づきました。しかし、システムは今のところ順調に機能しており、不安定なウェブ自動化のリスクを心配するほどではありません。